取引先を待っている間に「抹茶フラペチーノ」を買って経費で落としたら怒られた。ネット上の掲示板に、そんな書き込みが投稿された。
投稿者は、取引先の都合で待たされている間、外が暑かったため喫茶店に入り、「抹茶フラペチーノ」を購入した。その代金を経費で落としたところ怒られたのだという。投稿者は、「取引先に行って待ち時間に飲んだんだが業務中じゃねえか」「俺はこんなクソ熱い中何も買えず棒立ちで待ってろっていうのか？」と憤っている。
この書き込みに対してコメント欄には「逆になんで経費で落ちると思ったのか」「食費は経費で落ちないって話は有名だろ」という意見があった。
今回のように、取引先の都合で待たされている間に、喫茶店に入って飲み食いした物の代金を、経費で落とすことはできないのだろうか。佐藤正知弁護士に聞いた。
●ポイントは「会社運営に必要な費用」かどうか
「会社に請求できる経費の範囲について、明確に定めた法律はありません。労働契約や就業規則に定めがあれば、それに従います。もっとも、出張旅費については定めがある会社もありますが、飲食に要した費用についてまで定めている会社は少ないでしょう」
佐藤弁護士はこのように指摘する。
「そもそも、労働契約では、労働者が負う義務は、会社への労働力の提供です。そして会社は、会社の設備と、提供された労働力を利用して利益をあげるのですから、会社運営に必要な経費を負担すべきは、労働者ではなく、会社なのです。
このため、会社運営に必要な経費であれば、立て替えた労働者が、後から会社に請求することができるという明示または暗黙の『立替合意』があると考えられます。飲食に使った費用であっても、税務上、会社は、一定の条件を満たせば、会議費や交際費として損金算入する、つまり経費とすることができます」
今回のケースはどう考えられるのか。
「会社から指定されたカフェで、取引先と打ち合わせをする場合の料金などは、明示の立替合意がある典型例でしょう。カフェの指定まではなくとも、実際にカフェで取引先とよく打ち合わせを行う職場であれば、暗黙の立替合意があるといえます。
では投稿者のケースはどうでしょう。取引先を待つ時間のような待機時間も労働時間ではありますが、自分だけがカフェに入って使った費用ですので、取引先との打ち合わせのために必要な訳でもなく、会社運営に必要な経費とは言いようがありません。会社に請求する余地はないでしょう」
